【新入社員向け】メモを取る際の３つのポイント！マスターして仕事の効率を上げよう！

 （弊社代表 宮脇:）

  

 

 今回も新入社員さんに知っておいて欲しいこと、

これから社会人になる学生さんに知っておいてほしい

ビジネスの基本的な考え方についてお伝えしたいと思います。

 

今日はメモについてご紹介したいと思います。

 

「メモを取る」

 

これは当たり前のような考え方ですけど、

ここにもいくつかポイントがあります。

 

新入社員さんが陥りがちな、陥る可能性がある、

そのあたりを解説したいと思います。

 

まずは、常にメモを取る習慣を

持っておいてください。

 

一番簡単なところで言いますと、

例えば上司先輩から呼ばれたとき、

手ぶらで行かない。

 

当然手ぶらで行ってはだめです。

 

何か指示を仰ぐわけですから、

メモ帳、手帳を持参する、ということがポイントですよね。

 

一番良くないのは、

「〇〇さん」って呼ばれて

指示が始まって「少々お待ちください」と

言ってまたメモを取りに行く。

 

これは良くありません。

 

私が新入社員の時は、

手帳をもちろん持っていたんですけれども、

急に呼ばれたときに手帳を持てない危険性がありましたので、

ポケットにポストイットのようなものと、ペンを入れておきました。

 

ですから二重ですよね。

 

絶対にメモを取れる状態、

こういったようなこともしました。

 

次にメモのポイントですけれども、

メモを取る時の「聞く姿勢」です。

 

このように、メモを取る時は下を向きますよね。

ただずっと下を向いてると、

相手の話し手の方は喋りづらいです。

 

「理解しているのかな」

「大丈夫かな」

 

ですから、メモを取りつつも相手の目を見て頷いて、

そして書いていく。

 

全部書くことがいいのか、

ポイントを絞って書いた方がいいのか、

これは皆さんそれぞれ、ご自身の理解力によって変えてください。

 

上司先輩の言ってることが、

よく分からない、理解できないのであれば

とにかく全部書くしかないですよね。

 

そして後でじっくり理解する。

 

でもほとんどそうじゃないケースが

多いんじゃないかなと思います。

 

ある程度理解できる話を、上司や先輩もすると思いますし、

そのようなテーマで指示をするはずです。

 

であれば、絶対に外してはいけないポイントを書く

というのが重要ですよね。

 

例えば「期日」とか「数量」とか。

こういったような明確な数字で表わされるものは、

書く必要ありますね。

 

それ以外は話に集中する、

理解することに集中するということです。

 

メモというのはなぜ取るんでしょうか。

ビジネスっていうのは全て目的があるんですね。

 

なぜメモを取るのか。

 

それは後で思い出せるように、

つまり上司先輩の話を忘れてしまわないように、

というのが目的の一つですよね。

 

極論を言いますと、

完璧に覚えているのであれば、

覚えれるのであればメモはいらないですね。

 

でもそんなことはないので、

重要なポイントをメモをするということです。

 

忘れないように。

これが大きな目的なんです。

ですからメモを取ればいい、という話ではないです。

 

忘れないようにということですが、

正確に理解した内容を、

メモしないといけないですよね。

 

そもそも誤解した状態を

記憶してもよくありません。

 

ですからやはり、

指示者の話をしっかり聞いて、

理解するというのがポイントなんです。

 

そして最後に、復唱するわけですね。

一通りの指示が終わったら、

 

「では確認いたします。

　ご指示としては、〇〇までに●●をするということで

　よろしいでしょうか？」

 

メモを見ながら復唱して、

それで間違いがないか確認するということです。

これがポイントだったりします。

 

そしてメモのポイント三つ目。

「情報を分散させない」ということなんです。

 

皆さんが既に働いている方であれば、

いわゆるToDo管理とか、タスク管理のような言葉を

使っているかもしれません。

 

いわゆる、今自分は何をしないといけないのか、

いつまでに何をしないといけないのか。

これらがToDo管理だったりします。

 

 このToDoが漏れる、

仕事が漏れる人の特徴の大きな原因が

情報が分散しているんです。

 

例えばあるときの指示は、手帳に書き、

ある時の指示はパソコンに入力し、

ある時の指示はポストイットに書き、

ある時の指示はスマホに入れるなんていうですね、

 

これはもう絶対良くありません。

「どこか一つに集約させる」ということなんです。

 

集約させないと漏れが発生します。

 

なんでもいいです。

私は手帳が好きなので、

未だに手帳に全てのスケジュール、タスクが全部入ってます。

 

ですから私は、スケジュールが漏れたことや、

タスクが漏れたっていうことは記憶にありません。

 

なぜかというと、もう仕組みが完全にできてるからなんです。

 

私より忙しくない人が

タスク漏れ発生したりするんです。

それは明らかにメモの取り方なんです。

情報が分散しているんです。

 

ぜひ皆さん、情報は一つのところに集約する。

これを知っておいてください。

 

今日は「メモの取り方」について

お伝えしました。

 

メモというのは「記録する」ということですけれども、

頭の使い方、有効な使い方にもなるんです。

 

記憶するっていうことに、

今価値はほとんどないと思うんですね。

 

記憶はこういった手帳や

パソコンにさせればいいです。

 

皆さんは、記憶はツールに任せ、

皆さんにしかできないクリエイティブなこと、

考える仕事をやっていただきたいです。

 

そして行動に移す。

 

これのためにもぜひ、

「メモを取るプロ」になっていただきたいと思います。

 

 

次回も、新入社員さんや学生さんに知っておいてほしい、

ビジネススキルについてお伝えしたいと思います。

 

ぜひ次回もご覧ください。

 

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